カフェに必要な備品には何がある？備品のチェックリスト

カフェを開業する方にとっては、カフェの備品について悩みますよね。

「備品は何を用意したらいいんだろう？」「いつごろに購入するの良いのだろう？」「忘れているものがありそうで心配だな…。」

カップやお皿・調理器具など、頭のなかで想像はしているけど「お店に必要なものを把握しきれているか」という点も不安として残ります。 そこで今回は、カフェ開業に必要となる一般的な備品と発注についてご説明します。

カフェに必要な備品とは

まずは、使用する場所をイメージをすることで何が必要になるか整理すると分かりやすいです。

すべてを完璧にそろえることも大切ですが、開業してから追加購入することもできます。まずは必要最低限を慌てずに考えることが重要です。

・キッチンで使用するもの

フライパンや包丁、まな板など、調理に必要なものを考えていきましょう。自分のお店で提供するメニューによって必要な調理器具も変わるので、作ることを想像してリストにすることをおすすめします。

・お客さんに提供するために必要なもの

お皿やフォーク、ナイフ、カップなどがあります。お店のデザインやコンセプトに合わせて大きさや形・色を選びましょう。お客さんが使うものになるのでこだわった商品が良いですね。

・店内エリアで必要なもの

テーブルや椅子、会計機器、POSレジなどがあります。内装業者より各業者へ依頼している場合は大丈夫ですが、手配漏れしている可能性もあるため、誰が手配するかを確認してください。機器類については専門業者への依頼が必要になります。

家具はお店で重要なポイントです。内装の雰囲気と合わせることでお店の印象も大きく変わるため、細かく打ち合わせをすることをおすすめします。

・注文を受けるときに必要なもの

お客さんから注文を受けるときには、伝票や伝票入れが必要です。

最近では携帯電話やタブレットをシステムと連動して、注文しているお店もあるので検討してみても良いですね。キッチンのオーダー機器と連動していると転送もされるので、スピーディーに注文ができます。

・お店を綺麗にするために必要なもの

洗剤やほうき、ゴミ箱など掃除用具が必要です。店内を掃除するアイテムと、キッチンで使用するアイテムを分けて考えると整理しやすいです。お店が汚いとお客様の印象も悪くなるので、忘れずに購入しましょう。

・従業員に必要なもの

エプロンやユニフォーム、着替えるためのロッカーやハンガーです。お客様のことだけでなく一緒に働く人の環境を整えることも大切です。一緒に働く人の意見を聞いても良いですね。

・事務所に必要なもの

パソコンや電話機、重要書類を入れるファイル、それを置く台や机があります。お店を運営していくなかで、重要な備品になるので手配漏れがないように気を付けましょう。

・お店の装飾

時計や絵を飾る場合は、お店の雰囲気やコンセプトに合わせて選んでください。デザイナーがいれば相談してみるのも良いでしょう。

備品を用意するには

必要な備品が決定したら、それをどのように用意するかを決めていきましょう。

備品を用意する方法を、具体的に説明していきます。

・インターネットで購入

インターネットで備品を購入できるサイトを見つけます。

備品を扱っている会社は数多くあります。気になった店舗や、自分がほしい備品がある会社のホームページを探してみましょう。

・実店舗で購入

実際に備品を扱っているお店に直接行き、商品を購入する方法もあります。

備品専門店やホームセンターで購入ができますが、1店舗ですべて必要な備品をそろえることは難しいです。直接自分の目で確認ができるので安心感はありますが、何店舗か見に行く必要があるため時間がかかります。

・開業準備を請け負っている業者へ発注

内装業者やインテリアを扱う業者に相談してください。自社で備品の取り扱いをしている業者や、協力会社を紹介してくれるケースがあります。一括して発注してくれるので手配する手間がなくなり楽にはなりますが、費用は少し高くなるのでその点は注意が必要です。

・備品専門業者へ依頼

内装業者に備品専門業者を紹介してもらう方法や、自分で探して準備する方法があります。この場合は、イメージしている商品を探しやすいメリットがありますが、細かな打ち合わせが必要となります。

1つの購入方法だけに決めずに、こだわりがある備品は実店舗で探し、それ以外はインターネットや業者へお願いするなど使い分けて用意することをおすすめします。

備品の準備にどのくらい時間が作れるか把握しながら進めましょう。

◆発注

備品の購入方法が決定したら、仕入れ業者と契約を交わし発注する流れとなります。

仕入れ業者によっては取り引き条件が異なるので確認が必要です。

・支払い条件について

商品を発送する前、もしくは商品を作り出す前に費用を支払う場合と、商品が届いてから仕入れ業者の支払い条件に基づいて費用を支払う場合があります。

・納品方法について

指定の場所や時間に発送してもらえるか、納品までの期間がどのくらいかかるのかを確認してください。

・発注数について

商品によっては決まった数（ロット）での発注が必要となるので、何個から発注ができるか確認してください。

発注したつもりでも事前の支払いが必要とは知らずに、手配が進んでいないことがあります。必ず支払い条件を確認したうえで発注をしてください。

仕入れ業者によって段取りも発注数も異なりますので確認が必要です。

開店日に備品が届かないということのないようにしっかりと把握して段取りを進めましょう。

◆スケジュール

まずは全体のスケジュールを把握しましょう。

いつまでに備品が必要かを確認してください。オープン間際になって商品が間に合わないことや手配漏れがないようにすることが大切です。

備品によって、発注してから納品されるまでの日数が異なります。フォークやカップ、お皿など既製品で在庫があるものに関しては比較的早めに納品されやすいですが、特注品や電子機器などは納品までに時間がかかることがあります。

商品によって発注から納品までに必要な日数が異なるので、すべての商品の納期を確認してください。こだわりのある商品を特注で作っているものについては特に確認が重要です。

生産する時期やそのときの工場の状況によっても日数が異なります。

お店の準備期間までに必要か、レセプションや開店日までに必要かを決めておくのが良いでしょう。

何がいつまでに必要か、自分のお店のスケジュールを把握して決めていきましょう。

準備に漏れがないようにチェックシートを作成しよう

用意するものを整理できたら、次に管理するためのチェックシートが必要です。

チェックシートを作成することで備品の管理をしやすくなり、手配漏れやミスを事前に防ぐことができます。

開業にあたり備品以外の準備もありますね。どれも重要なことで優先順位が分からなくなり漏れにつながることがあります。

簡単でもいいので、Excelや管理ソフトを使用して作成することをおすすめします。

下記内容は少なくともチェックできるようにしてください。

・商品名

・商品の品番

・個数

・金額

・発注タイミング

・納品期限

・納品日

開業前は非常に忙しいため、必要なタイミングで備品が1つでもないと慌ててしまいます。事前にチェックシートを作成して、いつでも把握できるようにしましょう。

◆品目・サイズ

購入した商品の品目・サイズを管理しましょう。

何をどのサイズで購入したかすぐに分かるようにすることで、買い換えたいときや破損・紛失したときにスムーズに購入ができるようになります。

備品は商品数が多いため、管理できていない場合は調べるのに時間がかかります。

また、同じような商品が販売されているケースもあるので準備漏れや追加で発注する際に間違えやすいです。商品名や品番が少し違うだけでサイズが違うことや色が違うこともあるので、リスト化して管理しておくことが大切です。

コップやお皿など、お客さんの目に入りやすい商品は特に注意が必要です。違う商品がお店にあると、全体の統一感がなくなり印象も変わってしまいます。統一感がないことで、ルーズなお店だと印象を受けてしまうかもしれません。

お店のためにも、お客さんのためにもしっかり管理していきましょう。

◆数量・金額

発注時の数量と金額も管理が重要です。

1つ1つ整理しておくことで在庫管理もしやくすく、全体でいくら備品に費用がかかっているか把握しやすくなります。

備品は小さい商品も多いので、お店の倉庫にあるにも関わらず気づかずに発注してしまうケースもあります。特に開業時は忙しい状況でお店がオープンしますので、備品の整理がされずに余分に発注してしまうこともあります。

管理されていることで、追加で購入する際にも金額がすぐに分かるので、そのときの経営状況によって購入するかどうかの判断もしやすくなります。

内装工事や厨房工事・デザイン費用など、開業するために大きな費用がかかるものに対しては管理できている人は多いですが、備品のように少額で数量が多くあるものは管理できてない人が多いです。

少額でも数量が多くなると莫大な金額になり、想定以上に費用がかかることもあります。

できる限り余計なものには費用をかけずに運営していくことも非常に大切です。

数量や金額を『見える化』し管理することで、ミスや漏れの防止にもなり、資料を探す手間も少なくなるので業務改善にもつながります。

まとめ

備品は数量、種類が多く、依頼する業者も増えるので漏れやミスが起こりやすいです。備品の準備以外でも非常に忙しくなりますが、冷静になって準備を進めましょう。

チェックリストで商品の管理をすることで、整理ができます。

頭のなかだけで考えると不安にもなり手配漏れにもつながります。

整理しながら進めることで、チェックもしやすくなりスムーズに手配段取りができます。

1つ1つ開店準備を進めていきましょう。

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